Um agendamento vira uma senha na fila por uma de três portas: a equipe faz o check-in pela Agenda, a entrada automática coloca o cliente na fila perto do horário, ou o próprio cliente faz o check-in no totem ou pelo QR Code. As três terminam no mesmo lugar — uma senha na fila de atendimento — e você não precisa escolher uma só: elas convivem.

Até o check-in acontecer, o agendamento é só uma reserva na Agenda. O check-in é o momento em que essa reserva entra na mesma fila dos demais clientes do serviço, ganha um número de senha e passa a ser chamada pela estação como qualquer outra.

Existem três portas porque a chegada do cliente acontece de jeitos diferentes conforme a operação. Numa recepção com atendente, quem controla a chegada é a equipe. Numa operação que quer adiantar a fila sem depender de um clique, a entrada automática resolve. E quando você prefere que o cliente se vire sozinho, o totem e o QR Code fazem o check-in sem fila no balcão.

Nenhuma porta substitui a outra. A mesma conta pode ter a equipe fazendo check-in na Agenda para um serviço e o cliente fazendo sozinho no totem para outro — e a entrada automática ligada por cima das duas.

Na primeira porta, a equipe abre o agendamento na Agenda e clica em Check-in. É o caminho de quem recebe o cliente no balcão: a pessoa chega, avisa a recepção, e o atendente registra a chegada.

O botão Check-in fica no cartão Dados do agendamento e está disponível enquanto o agendamento está em Agendado ou em Confirmado — não é preciso confirmar antes para fazer o check-in. O passo a passo dessa porta está em Gerenciar um agendamento: confirmar, check-in, cancelar.

Na segunda porta, o QSmartHub coloca o agendamento na fila sozinho, um tanto de minutos antes do horário marcado, sem esperar ninguém clicar. É a entrada automática por antecedência.

Essa porta nasce desligada: por padrão, o agendado só entra na fila quando alguém faz o check-in. Para ligar, você preenche uma antecedência em minutos na tela Notificações ao cliente, no cartão Entrada do agendamento na fila, no campo Colocar na fila automaticamente. Deixar o campo vazio mantém o comportamento padrão — a fila só pelo check-in.

Com uma antecedência preenchida, um agendamento das 14:00 com antecedência de 15 minutos entra na fila a partir das 13:45, mesmo que o cliente ainda não tenha chegado. Agendamentos cujo horário já passou também entram, até o fim do dia — o cliente atrasado continua podendo chegar, e é a equipe quem decide marcar o não comparecimento. A entrada automática gera a senha do mesmo jeito que o check-in da equipe: mesma fila, mesmo número, mesmo aviso ao cliente.

Na terceira porta, quem faz o check-in é o cliente, sem passar pela equipe. No dia do horário marcado, ele escaneia o QR Code do e-mail de confirmação com o próprio celular, ou digita o código de reserva — no formato AG-XXXXXX — no totem da recepção. O check-in gera a senha e coloca o cliente na fila.

Essa porta depende de o cliente ter o código de reserva, que chega por e-mail ou SMS. Como esses avisos são enfileirados e podem não sair de imediato, e um cliente sem e-mail ou telefone não recebe a confirmação, convém ter a recepção à mão para quem chegou sem o código. O passo a passo do lado do cliente está em Fazer o check-in do agendamento no totem ou QR.

Seja qual for a porta, o resultado é o mesmo: a senha nasce no ponto de atendimento em que o cliente foi marcado, com a numeração daquele ponto, e com o serviço do agendamento ligado a ela. Quando o serviço tem um fluxo de etapas, o check-in entra pela primeira etapa — um agendamento de consulta que começa pela triagem, por exemplo, entra na triagem.

A partir daí não há diferença entre quem agendou e quem chegou na hora: o cliente com hora marcada é chamado pela estação como qualquer outra senha, e aparece no painel de chamadas do local do mesmo jeito.