Proteger a privacidade dos seus clientes e da sua equipe no QSmartHub é, na prática, cuidar de quatro coisas: como o cliente é identificado quando chamado, a força do acesso de cada pessoa, o login individual de cada operador e o alcance de cada um por unidade. Nenhuma delas é complicada, e todas já estão à mão nas configurações da conta.

Este artigo reúne essas medidas. Cada uma reduz a quantidade de dado pessoal que fica exposto sem necessidade — que é o que a LGPD pede e o que evita um constrangimento desnecessário na sala de espera.

A medida de maior efeito no dia a dia é chamar o cliente pelo primeiro nome em vez do nome completo. O nome completo no painel da sala de espera é um dado pessoal exposto a todos os presentes, e o primeiro nome já identifica quem foi chamado.

Você define isso na Forma de chamada, dentro de Atendimento › Prioridades e SLA. A Forma de chamada tem duas escolhas:

Sempre que a chamada passa a incluir o nome, o QSmartHub já parte de Primeiro nome, porque expõe menos. A própria tela avisa: quando a chamada mostra o nome, aparece a nota "O nome ficará visível no painel para todos na sala de espera." Só mude para Nome completo se a sua operação realmente precisar disso.

A Forma de chamada vale por ponto de atendimento, com o padrão herdado da unidade. Um ponto que lida com assunto mais sensível pode ficar em Somente senha enquanto os demais chamam pelo primeiro nome.

Cada pessoa da conta deve ter uma senha longa e que não repita em nenhum outro serviço. É a boa prática que o próprio cartão Senha do Perfil sugere no subtítulo: "Use uma senha longa e que você não reutilize em outro serviço."

Uma senha única para o QSmartHub protege o acesso mesmo que a senha de outro site vaze. O passo a passo para trocar está em Trocar a sua senha, e como administrador vale reforçar essa prática com toda a equipe.

Não compartilhe login entre operadores. Cada pessoa que atende tem o seu próprio acesso, e é isso que permite saber quem atendeu cada senha — o registro de quem fez o quê se perde no instante em que duas pessoas entram com a mesma conta.

Quando mais alguém precisa entrar, crie um acesso separado para essa pessoa em vez de repassar uma senha existente. Você adiciona pessoas e define o papel de cada uma em Atendimento › Equipe; os detalhes estão em Quem vê o quê: acesso por papel.

O papel decide o que cada pessoa enxerga, e dar menos acesso é mais seguro. O Operador vê apenas o atendimento da própria estação e não alcança o nome e o e-mail da equipe, os relatórios nem a cobrança. O Administrador vê e configura a conta inteira, inclusive os dados pessoais da equipe.

Reserve o papel de Administrador para quem realmente precisa dessa visão completa; para quem só atende, o Operador basta. Manter o dado sensível longe de quem não precisa dele é o princípio. A explicação completa está em Quem vê o quê: acesso por papel.

O alcance por unidade é uma permissão, não uma preferência: uma pessoa só enxerga e atende nas unidades a que tem acesso. Separar o acesso por unidade protege a privacidade entre filiais — quem atende numa unidade não precisa ver o movimento e as pessoas de outra.

Revise esse alcance de tempos em tempos, principalmente quando alguém muda de função ou deixa a equipe. Deixar um acesso amplo esquecido é uma exposição evitável. Quem define a quais unidades cada pessoa chega é quem administra a conta, em Quem vê o quê: acesso por papel.

Guardar dados de contato do cliente por mais tempo do que o necessário é uma exposição evitável. O QSmartHub tem um prazo de guarda que você escolhe — 30, 60, 90 ou 180 dias, com 90 dias como padrão —, definido em Configurações › Empresa, no bloco Dados do cliente.

Passado o prazo, os dados de contato (nome, telefone, e-mail e mensagens) são removidos e o histórico do atendimento permanece para os seus relatórios. Essa é a ideia do recurso; a remoção automática ainda nasce desligada e passa a valer após a validação jurídica da sua operação, sem você precisar reconfigurar nada. O conceito está detalhado em Prazo de guarda dos dados do cliente (LGPD).

Reúna as medidas acima numa conferência periódica da sua conta:

Revisar isso de tempos em tempos, e sempre que a equipe muda, mantém a exposição de dados pessoais no mínimo — que é a melhor posição possível diante da LGPD.